社会人になり、新入社員が必ず通る道が「日報」です。
日報は、毎日の業務記録であり、当日中に提出するのが一般的です。
しかし、新入社員にとって、初めて書く日報は、どのように書いたら良いのか悩むものでもあるでしょう。
そこで今回は、新入社員が日報を書く上でのポイントや、注意すべき点など例文を交えて詳しく解説していきたいと思います。
新入社員でも簡単に書ける日報の書き方のポイント！
新入社員にとって、日報は社会人になって初めて書くという人も多いでしょう。
日報には、押さえておくべきポイントが、いくつかあります。
難しそうに感じる日報も、ポイントさえ分かれば書きやすくなります。
それでは、実際に日報を書く際の書き方のポイントを、解説していきたいと思います。
日報を書く目的を意識する
日報は、毎日書くものですので、どうしても目的意識が薄れがちです。
ただ、同じような事を書くだけでは、日報を書いている意味がなくなってしまいます。
日報を書く大きな目的は、まず上司や先輩などへのその日一日の業務報告です。
新入社員にとって、会社に入社してしばらくは、新しい事の連続です。
その中で、業務をどのように進めたか、またどのような点が滞っているかなどを、共有するために日報があります。
どのような目的で書いているかを意識していると、おのずと書き方が分かってきますね。
日報で書くべき内容
日報は、業務報告とともに、自分自身の一日の業務の振り返りでもあります。
新入社員にとって、毎日の振り返りは、仕事を覚えるうえでとても大切で、失敗による今後の改善点を把握しやすくなります。
新入社員が日報で書くべき内容は、主に「業務内容」と「所感」と呼ばれる振り返りです。
一日の中で、何にどのくらい時間を使ったかを、時系列で表す必要があります。また、業務の中で気づいた点や、疑問点や改善点などを具体的に記入し、上司や先輩と共有します。
感想文にならないように、あくまで会社にとってプラスになる内容を書くようにしましょう。
日報を書く時の構成
日報を書く時は、おおまかな構成を決めておくと、作成に時間を取られないで済みます。
目標を設定しないまま、その日の業務にあたっても、何を達成すべきなのかが明確ではないため、仕事の効率も悪くなります。
業務内容は、1日の流れとともに記載し、具体的な数字も挙げましょう。
上司にとって、新入社員が1日どのように業務と向き合ったかを、正確に判断する材料にもなります。
それをもとに、今後の指導や効率化へのヒントに繋げたりするので、正確に書くようにしましょう。
しかし、感想文ではないので、あくまで目標に対して、どのような点が良かったか、反省すべき点なのかを、記載するようにしましょう。
現在の自分のスキルを把握し、大きすぎる目標ではなく、実現可能な目標を書くことが大切です。
職種によって、多少の違いはありますが、おおまかな構成はこのようになっています。
テンプレートとして決めておけば、それだけでも時間の短縮になりますね。
日報は、毎日書くものだからこそ、ポイントをしっかり押さえたうえで、なるべく短時間で仕上げられる技術を、身につけて行きましょう。
上司から評価が得られる日報の例文を紹介！
日報は、毎日上司の目に触れるものなだけに、なるべく好印象を与えられるようなものを書きたいですよね。
ここでは、上司からの評価が上がりやすい、好印象を与えられる日報の例文をご紹介していきたいと思います。
ここでは【旅行代理店の接客に関する日報】を例にして、具体的な例文を見ていきましょう！
本日の目標
・国内旅行の成約を2件、海外旅行の成約は3件取る。
・旅行プランを作成し、提案する。
目標となる数を数値化することで、より目標意識もハッキリして、上司からの評価も上がります。
業務内容
・午前中に、卒業旅行の行き先を選んでいる学生2人、午後に新婚旅行の1組を接客した。
・卒業旅行の沖縄プラン1件の成約がとれた。
《良かった点》
・卒業旅行の行き先が決まっていない状態だったため、おおまかな希望条件をお聞きし、メンバーが行った事のない沖縄を提案し、気に入っていただくことが出来た。
《改善すべき点》
・新婚旅行のお客様の接客は初めてて、提案内容がしぼりこめなかった。
・個人のお客様の要望を、しっかりお聞きし的確な提案が出来るようにしたい。
《明日の目標》
・卒業旅行のシーズンに突入し、明日は連休初日ということもあり、来客数が多く予想される。
すでに、7組の接客を予定しており、成約に導きたい。
上司にとって、会社の成績が上がるような日報を望んでいる事は決まっているので、具体的に達成した数字を記載し、次の日の目標に繋げる書き方は、評価が高くなります。
会社員として、上司の評価が高いに越したことはありませんので、ここでご紹介した構成や例文を参考に、日々の日報に役立ててみてくださいね。
日報を書くときの注意点
日報を書く時は、いくつか注意点があります。
ここでは、日報を書く時に失敗しないように、主な注意点を解説していきたいと思います。
書式を確認する
日報は、会社によって書式が決まっている場合も多くあります。
書式が決まっている場合は、必ずそれに従ったものにしましょう。
早く出す
日報は、基本的にはその日一日の報告なので、当日中に提出するのが原則です。
業務中に少しずつまとめておき、スムーズに提出できるようにしておきましょう。
業務に必要のない事は書かない
新入社員のうちは、会社の業務内容を客観的に評価する必要はありません。
改善点や反省点などは、あくまで自分の業務・作業についてのものにとどめましょう。
また、自分についての分析は、日報に書く必要はありません。
「やはり○○の失敗が多く、自分でもあきれてしまいます。」というような、日記のような記述は避けましょう。
自分への評価や、その後どのような改善が必要か、最終的に判断するのは上司や先輩です。
あくまで、その日一日の業務内容の報告だということを念頭においておきましょう。
提出前に必ず自分でもチェックする
忙しい業務の中、日報を書くのは新入社員にとって、最初はかなりキツイものがあるでしょう。
ついついチェックしないまま、提出したくなってしまうかもしれませんが、社会人として上司に提出する前に、見直すことはとても大切です。
誤字脱字の確認はもちろん、数字の間違え、固有名詞の間違えなどがないか、必ずチェックしましょう。
上司や先輩も、忙しい業務の時間を割いて、日報を確認します。
なるべく、読みやすい文章になっているように、最終チェックは自分でも必ずするようにしてください。
まとめ
さて、新入社員が一番つまづくことの多い、日報の書き方などを解説してきましたが、いかがだったでしょうか？
学生の頃にはなかった、日報を書くという作業が、毎日の業務にプラスされ、ただでさえ、業務内容を覚えるのに必死なのに、なかなか大変な作業ですよね。
何の役に立つのだろうと感じるかもしれませんが、新入社員が会社の流れを把握し、業務に早く慣れるには、毎日書く日報が、とても役に立つのです。
上司や先輩方も、みんな通ってきた道です。
日報には、書き方の注意点がいくつかありますが、そこまで硬く構える必要はありません。
日々の業務内容を正確に報告し、改善点をしっかり伝える事に集中して書くことが大切です。
今回ご紹介した書き方を参考に、ぜひ役立ててみてくださいね。
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